گاوصندوق اداری لازمه هر کسب و کار و سازمانی است که مدارک مهمی مانند اسناد مالیاتی، گمرک، بیمه نامه ها و سرمایه گذاری ها و اسناد و مدارک کارکنان را نگهداری می کنند.
عموما صاحبان کسب و کار و مدیران به اهمیت این اسناد به خوبی واقف هستند و در اغلب سازمان ها و دفاتر اداری یک گاوصندوق اداری وجود دارد تا مدارک حیاتی و مهم آن سازمان را بتواند نه تنها در برابر دستبرد و سوء استفاده های افراد بلکه در برابر عوامل بیرونی مثل آتش سوزی یا حتی آب گرفتگی ها محافظت کند.
گاوصندوق اداری باید چه ویژگی هایی داشته باشد؟
برخی از ویژگی های گاوصندوق اداری کاملا اساسی هستند که جزء اصول اولیه یک گاوصندوق اداری محسوب می شود که در بخش زیر به آن ها اشاره شده است.
نسوز بودن. گاوصندوق اداری حتما باید نسوز باشد. منظور از نسوز بودن مقاومت گاوصندوق در برابر دمای بالای 900 درجه حداقل به مدت 1 ساعت است. ا ساعت مقاومت در برابر دمای کوره حداقل استاندارد یک گاوصندوق نسوز است.
اما مورد مهم دیگری که در گاوصندوق اداری مهم است و باید بدانید، نسوز بودن گاوصندوق برای کدام اقلام است؟
فرضا اگر شما در دفتر خود یک هارد ذخیره سازی اطلاعات دارید که در گاوصندوق نگهداری می کنید باید بدانید که هر گاوصندوقی قابلیت محافظت از هارد ها و اقلام این چنینی در برابر حرارت را ندارد چراکه هارد های ذخیره سازی اطلاعات، سی دی ها، فلش ها و ... در برابر حرارت و همچنین رطوبت حساس هستند و خیلی سریع آسیب می بینند.
نکته مهم، عموم گاوصندوق های اداری موجود در بازار ایران گاوصندوق مقاوم برای اوراق و اسناد و مدارک کاغذی هستند.
قفل گاوصندوق
برای یک محیط اداری با توجه به تناوب استفاده از گاوصندوق، تعداد کاربران گاوصندوق و همچنین احتمال سوء استفاده از گاوصندوق هایی با قفل های دیجیتال استفاده می شود. این گاوصندوق ها به شما اجازه می دهد تا بیش تر از یک کاربر به گاوصندوق دسترسی داشته باشد که برای هیئت مدیره می تواند گزینه مناسبی باشد یا به راحتی می توان رمز عبور را تغییر داد تا احتمال مشخص شدن رمز عبور برای سایر افراد کاهش یابد.
گاوصندوق اداری، فضای داخلی مشخصی برای نگهداری اسناد و مدارک باید داشته باشد.
